Niet ieder vastgoedvraagstuk vraagt om een vaste uitbreiding van het team. Soms ontstaat er tijdelijk extra werk, loopt een traject vast door gebrek aan capaciteit of is specifieke kennis nodig die niet dagelijks binnen de organisatie aanwezig hoeft te zijn.
Voor woningcorporaties kan tijdelijke vastgoedexpertise dan uitkomst bieden. Niet als vervanging van de eigen organisatie, maar als gerichte ondersteuning op momenten waarop tempo, continuïteit of specialistische kennis nodig is.
Als de capaciteit tijdelijk onder druk staat
Binnen corporaties lopen veel vastgoedprocessen tegelijkertijd. De reguliere werkzaamheden gaan door, terwijl er daarnaast bijvoorbeeld een verkooptraject, aankoop, renovatieprogramma of portefeuillestrategie moet worden uitgewerkt.
Juist dan kan capaciteit snel een knelpunt worden.
Dat hoeft niet te betekenen dat de organisatie structureel te klein is ingericht. Sommige werkzaamheden kennen simpelweg pieken. Een due diligence voor een aankoop kan in korte tijd veel inzet vereisen. Hetzelfde geldt voor de voorbereiding van een verkoop, het vullen van een dataroom of het uitwerken van een investeringsbesluit.
Wanneer zulke werkzaamheden bovenop het reguliere werk komen, ontstaat het risico dat beide vertragen.
Tijdelijke ondersteuning kan ervoor zorgen dat een project doorloopt zonder dat andere werkzaamheden blijven liggen.
Bij een tijdelijk gat in het team
Ook personele wisselingen kunnen direct invloed hebben op vastgoedprocessen.
Een vertrekkende assetmanager, transactiemanager of portefeuillemanager laat werkzaamheden achter die vaak niet eenvoudig enkele maanden kunnen wachten. Complexstrategieën moeten bijvoorbeeld worden geactualiseerd, besluitvorming loopt voort en lopende transacties kennen hun eigen deadlines.
Het tijdelijk opvangen van zo'n functie kan helpen om de continuïteit te behouden.
Daarbij hoeft tijdelijke expertise niet altijd te betekenen dat iemand één-op-één een volledige functie overneemt. Soms is het effectiever om specifieke dossiers of projecten tijdelijk buiten het bestaande team te beleggen, zodat de beschikbare capaciteit doelgerichter kan worden ingezet.
Wanneer specifieke kennis maar tijdelijk nodig is
Sommige vastgoedvraagstukken komen binnen een corporatie maar af en toe voor.
Denk bijvoorbeeld aan de verkoop van een groter vastgoedcomplex, een taakoverdracht tussen corporaties of de beoordeling van een aankoop. Zulke trajecten vragen om kennis van het proces, de besluitvorming en de informatie die nodig is om een keuze goed te kunnen onderbouwen.
Die expertise hoeft niet altijd structureel binnen de organisatie aanwezig te zijn.
Hetzelfde kan gelden bij het ontwikkelen van een nieuw verkoopbeleid, het aanscherpen van de vastgoedsturing of het uitvoeren van een complexe vastgoedanalyse. Een externe adviseur kan dan tijdelijk kennis toevoegen en tegelijkertijd samen met de eigen medewerkers het vraagstuk uitwerken.
Bij transacties is capaciteit vaak maar een deel van het probleem
Aan- en verkooptrajecten zijn een goed voorbeeld van werkzaamheden waarbij tijdelijke ondersteuning zinvol kan zijn.
Een transactie bestaat namelijk uit meer dan het vinden van een koper of verkoper. Er moet informatie worden verzameld en gecontroleerd, besluitvorming worden voorbereid en afstemming plaatsvinden met verschillende betrokken partijen.
Daarnaast spelen, afhankelijk van het type transactie, bijvoorbeeld waardering, juridische stukken, technische informatie en interne goedkeuringen een rol.
Wanneer een corporatie dit soort transacties incidenteel uitvoert, is het niet altijd logisch om daarvoor permanente capaciteit beschikbaar te houden.
Een tijdelijke vastgoedadviseur kan het proces begeleiden, acties bewaken en ervoor zorgen dat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is.
Ook bij vastgoedsturing kan tijdelijke ondersteuning helpen
Ook binnen de vastgoedsturing kunnen periodes ontstaan waarin extra capaciteit nodig is. Bijvoorbeeld bij het actualiseren van complexstrategieën, het analyseren van de portefeuille of het verbeteren van de aansluiting tussen strategische doelen en concrete vastgoedkeuzes.
Zoals ook uit de Aedes Leidraad Vastgoedsturing blijkt, vraagt goede sturing om samenhang tussen portefeuillemanagement, assetmanagement en uitvoering. Wanneer één onderdeel tijdelijk onvoldoende capaciteit heeft, kan dat doorwerken in de rest van het proces.
Een tijdelijke adviseur kan bijvoorbeeld analyses voorbereiden of helpen bij het structureren van complexinformatie. Zo blijft de verantwoordelijkheid bij de eigen organisatie, terwijl er voldoende capaciteit is om het proces goed uit te voeren.
Wanneer is tijdelijke inzet minder logisch?
Externe ondersteuning is niet voor ieder capaciteitsprobleem de beste oplossing.
Wanneer werkzaamheden structureel onderdeel zijn van de dagelijkse organisatie en er voor langere tijd onvoldoende capaciteit is, kan een vaste uitbreiding logischer zijn. Tijdelijke inzet werkt vooral goed wanneer duidelijk is welk probleem moet worden opgelost en wanneer de opdracht een herkenbaar begin en eind heeft.
Daarom helpt het om vooraf scherp te krijgen wat daadwerkelijk ontbreekt.
Is er vooral extra capaciteit nodig? Ontbreekt er specifieke kennis? Of ligt het probleem eigenlijk in een proces dat niet goed is ingericht?
Dat onderscheid bepaalt welke ondersteuning passend is.
Zorg dat kennis in de organisatie blijft
Een tijdelijke adviseur moet niet met alle opgedane kennis vertrekken.
Juist wanneer iemand wordt ingezet voor een vraagstuk dat binnen de organisatie minder vaak voorkomt, is het belangrijk dat werkwijzen en gemaakte keuzes worden vastgelegd.
Dat kan relatief eenvoudig. Door medewerkers gedurende het traject mee te nemen, formats en analyses overdraagbaar op te zetten en duidelijk vast te leggen waarom keuzes zijn gemaakt.
Zo levert tijdelijke expertise niet alleen capaciteit tijdens het project op, maar maakt het ook een volgend traject voor de organisatie makkelijker.
Tijdelijk betekent vooral gericht
De belangrijkste vraag is uiteindelijk niet of werkzaamheden intern of extern moeten worden uitgevoerd.
Het gaat erom of de organisatie op het juiste moment beschikt over voldoende kennis en capaciteit om een vastgoedvraagstuk goed uit te voeren.
Tijdelijke vastgoedexpertise kan daarbij helpen wanneer een traject tijdelijk meer vraagt dan het bestaande team kan leveren of wanneer kennis nodig is die niet structureel aanwezig hoeft te zijn.
WIJ Consultancy ondersteunt woningcorporaties, zorgorganisaties en gemeenten tijdelijk bij uiteenlopende vastgoedvraagstukken. Het kan gaan om aan- en verkooptrajecten of vastgoedsturing, maar ook om ondersteuning bij een specifiek project of een tijdelijk capaciteitsvraagstuk. Daarbij sluiten we zoveel mogelijk aan bij de bestaande organisatie, zodat werkzaamheden niet alleen worden uitgevoerd, maar ook goed kunnen worden overgedragen.